Estos Términos y Condiciones (los “Términos”) regulan el acceso y uso de la plataforma de software como servicio (SaaS) Zyncra (la “Plataforma” o el “Servicio”), ofrecida por ZYNCRA SAS, sociedad comercial identificada con NIT 902.076.545-0, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia (Calle 78B No. 116B-50), matrícula mercantil No. 04117472 de la Cámara de Comercio de Bogotá (“Zyncra”, “nosotros”), y la persona natural o jurídica que se registra para usar el Servicio en nombre de un negocio (“el Cliente”, “usted”).
1. Definiciones
- Plataforma / Servicio: el software SaaS Zyncra, accesible vía web y los subdominios o dominios propios de cada Cliente, incluyendo todos sus módulos (agenda, POS, CRM, WhatsApp, facturación, inventario, proveedores, IA Hanna, reportes, etc.) según el Plan contratado.
- Cliente: el negocio (persona natural comerciante o persona jurídica) que se registra y contrata el Servicio.
- Usuario: cualquier persona autorizada por el Cliente para acceder a la Plataforma en su nombre (empleados, colaboradores, administradores de sede).
- Cliente Final: los clientes o pacientes del Cliente, cuyos datos personales (nombre, teléfono, correo, historial de citas, etc.) son registrados en la Plataforma por el Cliente o sus Usuarios.
- Plan: el conjunto de funcionalidades y límites de uso contratados (actualmente Starter, Growth, Pro o Enterprise), descritos en zyncra.app/pricing.
- Datos del Cliente: la información que el Cliente y sus Usuarios cargan, generan o almacenan en la Plataforma, incluyendo datos de Clientes Finales, inventario, transacciones y configuración del negocio.
2. Objeto del contrato
Zyncra pone a disposición del Cliente, bajo la modalidad de software como servicio (SaaS), el acceso a la Plataforma para la gestión integral de su negocio de servicios con citas (agenda, POS, CRM, marketing, facturación, entre otros), a cambio del pago de una suscripción periódica, en los términos aquí establecidos.
3. Registro y elegibilidad
- Para usar el Servicio, el Cliente debe registrarse suministrando información veraz, completa y actualizada. El Cliente es responsable de mantenerla actualizada y de la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
- El Cliente debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar, o contar con representación legal vigente si actúa en nombre de una persona jurídica.
- El Cliente es responsable de toda actividad que ocurra bajo su cuenta y bajo las cuentas de los Usuarios que autorice.
- Zyncra podrá rechazar un registro o suspender una cuenta cuando existan indicios razonables de fraude, suplantación o incumplimiento de estos Términos.
4. Descripción del Servicio y periodo de prueba
El Servicio se presta según las funcionalidades del Plan contratado, descritas en zyncra.app/pricing, las cuales pueden variar según se explica en la Cláusula 8. Zyncra podrá ofrecer un periodo de prueba gratuito (actualmente 14 días, extensible hasta 30 días mediante código promocional) sin necesidad de tarjeta de crédito. Al finalizar el periodo de prueba, el acceso a la Plataforma se suspenderá hasta que el Cliente active una suscripción de pago, salvo que Zyncra indique lo contrario. Los periodos de prueba, promociones y códigos de descuento se ofrecen a discreción de Zyncra y pueden modificarse o suspenderse en cualquier momento, sin que ello genere derecho a compensación.
5. Precios y facturación
Los precios vigentes de cada Plan se publican en zyncra.app/pricing y se facturan de forma anticipada, mensual, en pesos colombianos (COP) o en la moneda correspondiente al país de operación del Cliente, salvo que se acuerde otra periodicidad por escrito. El pago se procesa mediante la pasarela de pagos autorizada por Zyncra (actualmente Wompi) u otro medio que Zyncra habilite; el Cliente autoriza el cobro recurrente automático a su medio de pago registrado mientras la suscripción esté activa. Los precios no incluyen impuestos aplicables (IVA u otros), los cuales se adicionan conforme a la normativa vigente.
6. Modificación de precios
- Zyncra podrá modificar los precios de los Planes, crear nuevos Planes o descontinuar Planes existentes, en cualquier momento y a su discreción, atendiendo a condiciones de mercado, costos operativos o estrategia comercial.
- Todo incremento de precio que afecte a un Cliente ya suscrito se notificará con no menos de treinta (30) días calendario de anticipación, por correo electrónico y/o aviso dentro de la Plataforma.
- El nuevo precio aplicará únicamente a partir del ciclo de facturación siguiente a la fecha de entrada en vigencia anunciada; en ningún caso se aplicará de forma retroactiva a periodos ya facturados y pagados.
- Si el Cliente no acepta el nuevo precio, podrá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigencia, sin penalidad, surtiendo efecto la cancelación al finalizar el periodo ya pagado. El uso continuado del Servicio después de dicha fecha constituye aceptación del nuevo precio.
- Lo anterior no aplica a promociones, descuentos temporales o precios especiales otorgados por tiempo limitado, los cuales expiran conforme a sus propios términos sin que se considere un incremento de precio.
7. Pagos, mora y suspensión
Si un cobro no puede procesarse por cualquier causa (fondos insuficientes, tarjeta vencida, rechazo del banco, etc.), Zyncra podrá reintentar el cobro y/o notificar al Cliente para que actualice su medio de pago. Transcurridos cinco (5) días calendario desde el vencimiento sin que se regularice el pago, Zyncra podrá suspender el acceso del Cliente a la Plataforma hasta que el pago se regularice, sin que ello genere responsabilidad para Zyncra por la interrupción del Servicio. Si la mora persiste por más de treinta (30) días calendario, Zyncra podrá terminar la suscripción conforme a la Cláusula 10.
8. Cambios y actualizaciones de la Plataforma
- Zyncra desarrolla y mejora la Plataforma de forma continua. Zyncra podrá, a su discreción y en cualquier momento, modificar, actualizar, agregar, rediseñar o eliminar funcionalidades, módulos, integraciones, límites de uso, apariencia o flujos de la Plataforma, con el fin de mejorar el Servicio, corregir errores, atender requisitos de seguridad, o cumplir con exigencias legales o de terceros proveedores.
- Los cambios menores (mejoras de interfaz, corrección de errores, optimizaciones de rendimiento) podrán implementarse sin previo aviso.
- Cuando un cambio elimine o reduzca de forma material una funcionalidad principal incluida en el Plan activo del Cliente, Zyncra notificará con al menos quince (15) días calendario de anticipación, salvo que la modificación sea exigida por ley, por razones de seguridad, o por un cambio impuesto por un proveedor externo (por ejemplo WhatsApp/Meta, la pasarela de pagos, la DIAN u otro tercero integrado) que no permita dar aviso previo.
- Zyncra no garantiza la disponibilidad ininterrumpida, oportuna o libre de errores de la Plataforma. Pueden ocurrir interrupciones por mantenimiento programado (notificado cuando sea razonablemente posible), fuerza mayor, o fallas de terceros proveedores de infraestructura, pagos, mensajería (WhatsApp/Meta) o facturación electrónica (DIAN), sobre los cuales Zyncra no tiene control directo.
- Nada en esta cláusula obliga a Zyncra a desarrollar, mantener indefinidamente o lanzar ninguna funcionalidad específica.
9. Datos y tratamiento de datos personales
Zyncra trata los datos personales del Cliente y sus Usuarios (nombre, correo, teléfono, datos de facturación) en calidad de Responsable del Tratamiento, con la finalidad de prestar el Servicio, gestionar la relación contractual, facturar y brindar soporte, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.
Cuando el Cliente registra en la Plataforma datos personales de sus propios Clientes Finales para gestionar citas, historiales, marketing o facturación, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de dichos datos, y Zyncra actúa como Encargado del Tratamiento, procesándolos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y para los fines de la prestación del Servicio.
El Cliente declara y garantiza que cuenta con las autorizaciones, avisos de privacidad y bases legales necesarias para recolectar y tratar los datos personales de sus Clientes Finales, incluyendo el envío de comunicaciones de confirmación, recordatorio o marketing por WhatsApp, correo electrónico u otros canales habilitados en la Plataforma. Zyncra no verifica ni es responsable de la existencia o validez de dichas autorizaciones.
Zyncra implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los Datos del Cliente, sin que ello constituya una garantía absoluta de seguridad. El Cliente podrá exportar sus Datos del Cliente en cualquier momento durante la vigencia de la suscripción, o solicitándolo a soporte@zyncra.app. Terminada la relación contractual, Zyncra conservará dichos datos disponibles para exportación durante treinta (30) días calendario, transcurridos los cuales podrá eliminarlos definitivamente de sus sistemas activos, salvo obligación legal de conservación en contrario.
10. Cancelación y terminación
- El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración o escribiendo a soporte@zyncra.app. La cancelación detiene la renovación automática; el acceso al Servicio se mantiene hasta el final del periodo ya pagado.
- Los pagos realizados no son reembolsables, total ni parcialmente, incluso si el Cliente cancela o deja de usar la Plataforma antes de finalizar el periodo pagado, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario o Zyncra decida otorgar una excepción a su sola discreción.
- Zyncra podrá suspender o terminar el acceso del Cliente, con o sin previo aviso según la gravedad del caso, cuando: (a) exista mora en el pago; (b) el Cliente incumpla estos Términos o las políticas de uso aceptable; (c) se detecte uso fraudulento, ilegal o que ponga en riesgo la seguridad de la Plataforma o de otros usuarios; o (d) medie una orden de autoridad competente.
- Terminada la relación por cualquier causa, sobrevivirán las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir (propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnización, ley aplicable).
11. Propiedad intelectual
Zyncra es titular exclusivo de todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma, su código fuente, diseño, marcas (incluyendo “Zyncra” e “IA Hanna”), bases de datos propias, documentación y cualquier mejora o desarrollo derivado. Estos Términos no transfieren al Cliente ningún derecho de propiedad sobre lo anterior; únicamente le conceden una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, durante la vigencia de la suscripción y para los fines propios de la gestión de su negocio.
El Cliente conserva la titularidad de sus Datos del Cliente y concede a Zyncra una licencia limitada para usarlos, almacenarlos y procesarlos únicamente en la medida necesaria para prestar el Servicio. Queda prohibido copiar, descompilar, realizar ingeniería inversa, revender, sublicenciar o explotar comercialmente la Plataforma fuera de lo aquí autorizado.
12. Obligaciones del Cliente
El Cliente se obliga a:
- Usar la Plataforma conforme a la ley y a estos Términos.
- No usar el Servicio para fines ilícitos, fraudulentos, o para enviar spam o comunicaciones no autorizadas a terceros.
- No vulnerar los sistemas de seguridad de la Plataforma.
- Cumplir con las políticas de uso de los terceros integrados (WhatsApp/Meta, Google, pasarelas de pago).
- Cumplir con sus propias obligaciones tributarias, laborales y de facturación frente a las autoridades competentes.
- No cargar contenido ilegal, difamatorio, que infrinja derechos de terceros, o datos personales sin la debida autorización.
13. Garantías y exclusión de responsabilidad
El Servicio se presta “tal cual” y “según disponibilidad”. Salvo lo expresamente indicado en estos Términos, Zyncra no otorga garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluyendo garantías de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular o no infracción. Zyncra no garantiza que el Servicio cumplirá con requisitos específicos del Cliente, ni que será ininterrumpido, oportuno, seguro o libre de errores, ni que los resultados de negocio del Cliente (ventas, retención de clientes, reducción de inasistencias, etc.) se producirán como consecuencia del uso de la Plataforma.
14. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total y acumulada de Zyncra frente al Cliente por cualquier reclamación relacionada con estos Términos o el Servicio se limitará al valor efectivamente pagado por el Cliente a Zyncra durante los seis (6) meses anteriores al hecho que originó la reclamación. En ningún caso Zyncra será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales, lucro cesante, pérdida de datos, pérdida de oportunidades de negocio o daño reputacional, aunque haya sido advertida de la posibilidad de dichos daños. Estas limitaciones no aplican en casos de dolo, culpa grave de Zyncra, o cuando la ley aplicable no permita su limitación.
15. Indemnización
El Cliente mantendrá indemne y libre de responsabilidad a Zyncra, sus administradores, empleados y representantes, frente a cualquier reclamación, multa, sanción o perjuicio de terceros derivado de: (a) el uso indebido o ilegal del Servicio por el Cliente o sus Usuarios; (b) datos personales o contenido cargado por el Cliente sin las autorizaciones necesarias; (c) el incumplimiento de las obligaciones tributarias, de facturación electrónica o laborales del Cliente frente a autoridades competentes; (d) la violación de estos Términos o de las políticas de terceros integrados.
16. Confidencialidad
Cada parte se obliga a mantener confidencial la información no pública de la otra parte a la que tenga acceso con ocasión de esta relación, y a no divulgarla a terceros ni usarla para fines distintos a la ejecución de estos Términos, salvo que deba revelarse por mandato legal o de autoridad competente.
17. Fuerza mayor
Ninguna de las partes será responsable por incumplimientos o retrasos causados por circunstancias fuera de su control razonable, incluyendo fallas de internet, de proveedores de infraestructura en la nube, de terceros integrados (WhatsApp/Meta, pasarelas de pago, DIAN), desastres naturales, actos de autoridad, o situaciones de fuerza mayor o caso fortuito conforme al artículo 64 del Código Civil colombiano.
18. Modificaciones a estos Términos
Zyncra podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios materiales se notificarán con al menos quince (15) días calendario de anticipación por correo electrónico o aviso dentro de la Plataforma, indicando la fecha de entrada en vigencia. El uso continuado del Servicio después de dicha fecha constituye aceptación de los Términos actualizados; si el Cliente no está de acuerdo, deberá cancelar su suscripción antes de esa fecha. La versión vigente de estos Términos siempre estará disponible en zyncra.app/terminos, indicando su fecha de última actualización.
19. Cesión
El Cliente no podrá ceder ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin el consentimiento previo y escrito de Zyncra. Zyncra podrá ceder estos Términos en el marco de una fusión, adquisición, reorganización societaria o venta de activos, previa notificación al Cliente.
20. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de estos Términos que no pueda resolverse de forma directa entre las partes será sometida a los jueces ordinarios competentes de Bogotá D.C., Colombia.
21. Notificaciones y contacto
Las notificaciones a Zyncra podrán enviarse a soporte@zyncra.app o hola@zyncra.app, o a la dirección Calle 78B No. 116B-50, Bogotá D.C., Colombia. Las notificaciones al Cliente se enviarán al correo electrónico registrado en su cuenta, el cual se entenderá válidamente notificado transcurridas 24 horas desde su envío.
22. Disposiciones generales
Si alguna cláusula de estos Términos fuese declarada inválida o inejecutable, las demás cláusulas continuarán vigentes. La falta de ejercicio por parte de Zyncra de algún derecho contemplado en estos Términos no constituye una renuncia al mismo. Estos Términos, junto con los términos específicos de cada Plan publicados en zyncra.app/pricing, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto de su objeto.