Esta Política explica cómo ZYNCRA SAS(“Zyncra”, “nosotros”) recolecta, usa, comparte, conserva y protege los datos personales tratados en la plataforma Zyncra. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales (habeas data).
1. Quiénes somos
ZYNCRA SAS, sociedad comercial identificada con NIT 902.076.545-0, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia (Calle 78B No. 116B-50), matrícula mercantil No. 04117472 de la Cámara de Comercio de Bogotá. Correo de contacto para asuntos de datos personales: soporte@zyncra.app.
2. Nuestro doble rol
Zyncra trata datos personales bajo dos roles distintos, y de ello depende a quién debe dirigirse usted para ejercer sus derechos:
- Como Responsable. Respecto de los datos de los negocios que contratan la plataforma y de sus usuarios (dueños, administradores y colaboradores): datos de registro, facturación y uso del Servicio.
- Como Encargado. Respecto de los datos de los clientes finales del negocio —las personas que reservan una cita, escriben por WhatsApp o compran en el punto de venta—. El Responsable de esos datos es el negocio que usa Zyncra, no nosotros. Nosotros los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el Servicio.
En consecuencia, si usted es cliente de una barbería, salón o consultorio que usa Zyncra y desea conocer, actualizar o suprimir sus datos, debe dirigirse a ese negocio. Si nos escribe directamente, trasladaremos su solicitud al negocio correspondiente y le informaremos.
3. Qué datos tratamos
De los negocios y sus usuarios:
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono y contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto plano).
- Datos del negocio: razón social, NIT, dirección, sedes, horarios, logo e imágenes.
- Datos de facturación y del plan contratado.
- Registros técnicos: dirección IP, fecha y hora de acceso, y acciones realizadas dentro de la plataforma.
De los clientes finales, por cuenta del negocio:
- Nombre, teléfono, correo electrónico y fecha de nacimiento.
- Historial de citas, servicios tomados, profesional atendido y notas registradas por el negocio.
- Compras y pagos registrados en el punto de venta, y facturas electrónicas cuando el negocio las emite.
- Mensajes intercambiados por WhatsApp con el negocio, cuando este ha conectado ese canal.
- Reseñas y calificaciones que el cliente decida dejar.
Algunos negocios del sector salud y estética pueden registrar información adicional sobre el servicio prestado. Ese contenido es definido y controlado por el negocio, que es su Responsable, y en la plataforma está sujeto a controles de acceso reforzados y a registro de consultas.
4. Para qué los usamos
- Prestar el Servicio: agenda, recordatorios, punto de venta, facturación, inventario y reportes.
- Confirmar, recordar, reprogramar o cancelar citas por WhatsApp, correo o notificación.
- Autenticar usuarios y controlar qué puede ver y hacer cada perfil.
- Facturar el plan contratado y gestionar cobros.
- Prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Mejorar la plataforma mediante estadísticas agregadas que no identifican a personas concretas.
Las campañas de marketing que un negocio envíe a sus propios clientes son responsabilidad de ese negocio, que debe contar con la autorización previa de los destinatarios.
5. WhatsApp Business
Cuando un negocio conecta su número mediante la API de WhatsApp Business de Meta, Zyncra recibe y almacena los mensajes intercambiados entre ese negocio y sus clientes, junto con el número de teléfono y el nombre de perfil que WhatsApp proporciona. Esa información se usa exclusivamente para:
- Mostrar la conversación en la bandeja de entrada del negocio.
- Permitir que el negocio responda, de forma manual o mediante el asistente automático.
- Agendar, reprogramar o cancelar citas solicitadas por ese canal.
No usamos el contenido de esos mensajes para publicidad, no lo vendemos y no lo compartimos con otros negocios de la plataforma. El intercambio con Meta se rige además por las políticas de WhatsApp Business.
6. Inteligencia artificial
La plataforma incluye un asistente (“Hanna”) que responde mensajes y ayuda al negocio a consultar su información. Para generar esas respuestas, el texto de la conversación y un resumen de los datos necesarios (servicios, disponibilidad, citas) se envían a proveedores de modelos de lenguaje que actúan como encargados. Estos proveedores procesan la información para producir la respuesta y no la utilizan para entrenar sus modelos. No enviamos contraseñas, datos de tarjetas ni credenciales.
7. Con quién los compartimos
No vendemos datos personales. Los compartimos únicamente con proveedores que nos ayudan a operar el Servicio, bajo contrato y con obligación de confidencialidad:
- Proveedores de infraestructura y base de datos, para alojar y respaldar la información.
- Meta Platforms, para el envío y recepción de mensajes de WhatsApp.
- Proveedores de modelos de lenguaje, para las funciones de asistente descritas arriba.
- Proveedores de correo transaccional, para confirmaciones y recordatorios.
- Proveedores de facturación electrónica, cuando el negocio emite facturas ante la DIAN.
- Autoridades competentes, cuando exista una orden judicial o una obligación legal.
8. Transferencia internacional
Algunos de nuestros proveedores están ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Al usar la plataforma, usted entiende que sus datos pueden ser almacenados o procesados en esos países. Exigimos a dichos proveedores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en la legislación colombiana.
9. Cuánto tiempo los guardamos
Conservamos los datos mientras la cuenta del negocio esté activa y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, o para atender reclamaciones. Terminada la relación, el negocio puede solicitar la exportación o supresión de su información, salvo aquella que la ley nos obligue a conservar.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, contraseñas almacenadas con funciones de derivación seguras, aislamiento de la información entre negocios mediante políticas de acceso a nivel de base de datos, control de permisos por perfil, límites de tasa y registro de eventos. Ningún sistema es infalible: si ocurriera un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la autoridad competente conforme a la ley.
11. Sus derechos
Como titular de datos personales, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Para ejercerlos, escriba a soporte@zyncra.app indicando su solicitud y un medio de contacto. Responderemos en los términos de ley. Recuerde que, si sus datos fueron registrados por un negocio que usa Zyncra, ese negocio es el Responsable y trasladaremos su solicitud.
12. Cookies
Usamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener la sesión iniciada y recordar preferencias básicas, como la sede seleccionada. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios de terceros.
13. Menores de edad
La plataforma está dirigida a negocios y a personas mayores de edad. Cuando un negocio registre datos de un menor —por ejemplo, para una cita—, es responsabilidad de ese negocio contar con la autorización de sus padres o representantes legales, conforme a la ley.
14. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en la plataforma o en la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, lo informaremos por los canales habituales.
15. Contacto
ZYNCRA SAS · NIT 902.076.545-0 · Calle 78B No. 116B-50, Bogotá D.C., Colombia · soporte@zyncra.app